Główne moduły programu

Praca w sieci

Struktura programu

Konta użytkowników

W programie każdy użytkownik posiada swoje konto, na które loguje się przy uruchomieniu programu. Przy większości operacji wykonywanych w programie zapisywane są informacje o tym, kto i kiedy wykonał daną czynność (np. dodanie lub edycja wniosku, wydruk dokumentu itp.).

Moduły

Większość modułów programu ma jednakową strukturę, dzięki czemu nauka obsługi programu jest bardzo łatwa i szybka (rysunki poniżej).

W centralnej części znajduje się tabela z danymi zawierająca pozycje z bazy właściwe dla danego modułu. Po lewej stronie tabeli w większości modułów znajdują się szczegółowe informacje wybranego wiersza. Pod tabelą znajduje się filtr danych, dzięki któremu można zawęzić zakres danych wyświetlanych w tabeli tylko do spełniających określone kryteria.

Filtr danych

Użycie filtra danych pozwala na szybkie odnalezienie danego rekordu w tabeli.
Pola po jakich można filtrować zależne są od danego modułu i mogą to być np.: Numer wniosku, Nazwisko wnioskodawcy, PESEL wnioskodawcy, nazwa firmy itp.
Dodatkowo w programie wbudowany jest filtr czasowy wyświetlający dane z danego okresu. Używając go możemy wyświetlić np. tylko wnioski w których:

• przyznano dofinansowanie,
• wypłacono dofinansowanie,
• zrezygnowano z dofinansowania.

Wyświetlane dane można w każdej chwili wydrukować.

Baza wnioskodawców

Podczas używania programu automatycznie tworzona jest baza wnioskodawców. Dzięki temu raz wprowadzone informacje o wnioskodawcy, np. w barierach architektonicznych, można "jednym kliknięciem" wstawić do innych wniosków. Program oprócz informacji o wnioskodawcach gromadzi także dane opiekunów/pełnomocników.

Historia wnioskodawców

Program tworzy historię wnioskodawców dzięki czemu szybko można sprawdzić, czy i kiedy wnioskodawca składał wnioski oraz zobaczyć historię wniosku.
Zapisywane są takie informacje jak:

• dodanie wnioskodawcy lub edycja jego danych,
• dodanie lub edycja wniosków,
• wydruki dotyczące wniosków.

Przeglądając historię można bezpośrednio włączyć podgląd wybranego wniosku.

Baza firm

Oprócz bazy wnioskodawców program tworzy także bazę firm (placówek, ośrodków) realizujących poszczególne zadania.

Moduły obsługi wniosków

W programie wszystkie informacje we wnioskach podzielone są na 3 lub 4 grupy (zakładki).

Na pierwszej zakładce znajduje się zawsze numer wniosku, data jego złożenia, oraz informacje o wnioskodawcy (i opiekunie lub pełnomocniku jeśli występuje).

Na kolejnej zakładce znajdują się dodatkowe informacje o wnioskodawcy oraz wniosku (np.: stopień niepełnosprawności, dochód wnioskodawcy, historia korzystania ze środków PFRON, informacje o przedmiocie wniosku, wnioskowana kwota dofinansowania).

Trzecia zakładka zawiera załączniki, dane odbiorcy dofinansowania (oraz ośrodka - w turnusach), funkcję przypominacza.

Ostatnia zakładka zawiera najważniejsze informacje, czyli o przyznaniu dofinansowania lub odmowie jego przyznania. Dostępne są tu wszystkie wydruki właściwe dla danego wniosku (takie jak powiadomienia, potwierdzenia, umowy, przelewy czy przypomnienia).

Ułatwienia

• Szybkie wprowadzanie wnioskodawców - jeśli wnioskodawca jest już w bazie wystarczy wpisać jego nazwisko i wcisnąć klawisz Enter.
• Automatyczna numeracja wniosków i umów.

Wydruki

Edytor dokumentów

Program posiada możliwość drukowania wszystkich wymaganych dokumentów. Służy do tego wbudowany edytor. W programie można drukować dokumenty takie jak: umowy, potwierdzenia, powiadomienia, przypomnienia, przelewy i inne dowolne dokumenty.

Cechy edytora:

• Edytor posiada wiele funkcji formatujących tekst na wzór innych edytorów.
• Zasada jego działania opiera się na szablonach dokumentów, które są automatycznie wypełniane danymi z wniosku (we wskazane miejsca w szablonie edytor sam wstawia dane z wniosku).
• Raz przygotowany szablon dokumentu może być wykorzystywany we wszystkich wnioskach.
• Każdy rodzaj dokumentu może posiadać kilka szablonów, które wybieramy przed wydrukiem.
• Edytor zapisuje kopię drukowanych dokumentów.
• Istnieje także możliwość drukowania pustych wzorów dokumentów (np. wniosków).

Moduł do zarządzania szablonami

Program posiada moduł zarządzania szablonami dokumentów, który umożliwia między innymi:

• przeglądanie istniejących szablonów,
• edycję istniejących szablonów (treść, nazwa, dostępność szablonu),
• tworzenie nowych szablonów (także na podstawie już istniejących - oszczędza czas w przypadku gdy szablony są do siebie podobne).

Raporty

Oprócz dokumentów możliwe są także wydruki:

• spisu wniosków,
• informacji o wnioskodawcach,
• historii wnioskodawców.

Bardzo przydatne mogą okazać się wydruki spisu wniosków. Zawierają one informacje (w zależności od wniosku) o przyznanym i wypłaconym dofinansowaniu, zawartej umowie, rezygnacji z dofinansowania.

Sprawozdania

Program posiada moduł sprawozdań rzeczowo-finansowych z realizacji poszczególnych zadań. Tworzone są sprawozdania kwartalne za okres sprawozdawczy oraz narastająco dla danego roku.

Program tworzy następujące sprawozdania:

• Bariery architektoniczne, w komunikowaniu się i techniczne,
• Turnusy rehabilitacyjne,
• Sprzęt rehabilitacyjny, przedmioty ortopedyczne i środki pomocnicze,
• Sport, kultura, rekreacja i turystyka.

Plan finansowy

Program umożliwia szybkie sprawdzenie wykorzystanych środków w danym roku lub kwartale.
Wystarczy wprowadzić wysokość posiadanych środków, aby program zliczył środki przyznane i podał kwotę pozostałą do wykorzystania.
Istnieje możliwość wydruku planu finansowego.

Moduł: Monitoring Projektów Unijnych

Moduł MPU służy do kompleksowej obsługi Projektów Unijnych.

Najważniejsze funkcje modułu:

• Rejestr projektów z podziałem na lata
• Rekrutacja beneficjentów
• Eksport danych beneficjentów do jednostki pośredniczącej - PEFS
• Rejestr kosztów bezpośrednio na beneficjencie ostatecznym (Dojazd, Koszty lekarza, wyżywienie, noclegi itp.)
• Budżetowanie projektu oraz generowanie planu finansowego
• Rejestr kosztów projektu
• Eksport kosztów do Generatora Wniosków Płatniczych
• Moduł: Terminarz
• Moduł: Postęp rzeczowy realizacji projektu
• Moduł: Karta pracy i Rejestr pracowników
• Moduł: Tryb przeprowadzonego zamówienia
• Moduł: Ewaluacja projektu - Ankiety
• Moduł wydruków umożliwiający tworzenie kilkunastu raportów

Główne okno MPU zawiera tabelę ze spisem projektów. W lewym panelu wyświetlany jest podgląd podstawowych danych projektu.

Okno edycji projektu podzielone jest na 8 zakładek, z których każda stanowi osobny moduł projektu.
Pierwsza zakładka zawiera podstawowe informacje o projekcie (opis projektu, dane instytucji, dane adresowe, szczegóły wsparcia).

Moduł: Uczestnicy. Umożliwia zaawansowene filtrowanie uczestników oraz edycję wskaźników.
Możliwy jest eksport danych uczestników do pliku.

Edycja danych uczestnika: Dane uczestnika.

Edycja danych uczestnika: Udzielone wsparcie / Zatrudnienie.

Moduł: Budżet. Służy do zarządzania Zadaniami i Działaniami.

Moduł: Rejestr kosztów. Dostępna jest opcja eksportu danych do pliku.

Pozostałe moduły dostępne w programie:

• Terminarz
• Postęp rzeczowy realizacji projektu
• Karta pracy i Rejestr pracowników
• Tryb przeprowadzonego zamówienia
• Ewaluacja projektu - Ankiety

Wydruki

Moduł MPU umożliwia wydruk następujących raportów:

• Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia - Załącznik nr 2 (+ eksport do pliku)
• Zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania - Załącznik nr 2 PEFS
• Lista obecności osób uczestniczących w kursie
• Lista odbioru/przekazania materiałów promocyjnych
• Budżet - Plan finansowy
• Rejestr kosztów budżetu - zestawienie dokumentów - Załącznik nr 1
• Postęp rzeczowy realizacji projektu
• Zestawienie BO - Załącznik nr 1
• Zestawienie BO - opieka nad dziećmi do lat 7
• Zestawienie BO - poniesione koszty
• Zestawienie BO, którzy przerwali udział w projekcie - Załącznik nr 3
• Wkład własny
• Harmonogram szkoleń
• Karta pracy
• Tryb przeprowadzonego zamówienia - Załącznik nr 4

Pomoc

Program posiada wbudowany system pomocy, dostępny w każdym momencie pod klawiszem F1 lub po kliknięciu przycisku Pomoc.
Informacje zawarte w pomocy znacznie ułatwiają pracę i przyspieszają naukę obsługi programu.

Bezpieczeństwo

Program posiada moduł tworzenia kopii zapasowych danych. Zapobiega to utracie danych w przypadku np. awarii komputera lub uszkodzenia bazy danych.
Istnieje możliwość włączenia opcji automatycznego tworzenia kopii danych po zakończeniu pracy z programem.
Regularne archiwizowanie kopii bezpieczeństwa na innych dyskach lub płytach CD/DVD gwarantuje całkowite bezpieczeństwo danych.

Do programu dołączone jest oprogramowanie służące do przywracania danych z kopii zapasowych (Menadżer kopii).